Fr
Close

BRANDS

De vier grootste misvattingen over virtuele business events, door Petra Vunderink (head of marketing communications, Exact)

Zaterdag 24 Oktober 2020

De vier grootste misvattingen over virtuele business events, door Petra Vunderink (head of marketing communications, Exact)

2020 leek het jaar van de annuleringen, maar het werd er uiteindelijk eentje van een verschuiving in focus: van live naar online events. Softwarebedrijf Exact koos dit jaar ook voor een digitale variant van Exact Live; het business software-evenement voor de Belgische markt ging van 29 september tot en met 2 oktober virtueel door. “Na acht jaar ervaring met het organiseren van Exact Live, moesten we ons traditionele event helemaal opnieuw uitvinden”, zegt Petra Vunderink, head of marketing en communications bij Exact en in de lead van het Exact Live Team. “Exact Live veranderde dit jaar van een evenement dat je fysiek bezoekt naar een serie die je wil bingewatchen.”
 
Een unicum in de geschiedenis van Exact Live, maar met succes. Het eerste online event haalde bijna 1.000 bezoekers die gemiddeld 3 van de 30 sessies volgden. Daarmee overtrof Exact Live België ruimschoots de verwachtingen. “Een ongeziene opkomst”, zegt Petra Vunderink. “We zijn erg tevreden met de transitie naar online en hebben hier mee getoond dat innovatie echt in ons DNA zit.”
 
Nu de Belgische online versie van Exact Live net achter de rug is, vertelt Vunderink uit eigen ervaring over de vier grootste misvattingen rondom de organisatie van virtuele business events die ze met haar team ontdekte.
 
1. Een digitaal event kost (bijna) niets

Om een of andere reden heerst de perceptie dat een fysiek evenement duurder is dan de digitale tegenhanger. Dit hoeft lang niet altijd waar te zijn. Wat wel klopt is dat budgetten anders worden besteed. Dat ondervond ook Vunderink: “Voorheen ging een grote hap van het budget op aan onder meer locatie en logistiek, bij een virtuele variant verschuiven de kosten naar een goed eventplatform en het creatief aanbieden van content. Of je nu gaat voor pre-recorded webinars of online live sessies, de content die je voorschotelt moet professioneel en aantrekkelijk ogen. Een decor in de vorm van een studio, meerdere camera’s, perfect geluid en een goede regisseur zijn zeker geen overbodige luxe.”
 
2. Online gaan, vraagt minder voorbereiding

Wanneer je als organisatie geen grote hal of zaal hoeft in te richten, gaat men er makkelijk van uit dat de voorbereiding veel minder tijd in beslag neemt. In de praktijk blijkt dat er minstens evenveel taken terugkomen, of zelfs meer. Vunderink: “Alle sessies en webinars moeten op een professionele manier worden vastgelegd. Dat betekent misschien geen grote aankleding maar wel verschillende kleine studio’s waarin alle video’s via een strak draaiboek worden opgenomen, zodat het professionele karakter van je event overeind blijft én de content interessant genoeg is om naar te kijken. Bovendien moeten sprekers beter worden voorbereid, want de meeste reageren op het publiek. Het is niet zo eenvoudig om aan ‘niemand’ te presenteren.”
 
3. Aan de vorm van de sessies verandert in de praktijk vrijwel niks

Plaats een spreker voor de camera, laat hem of haar vertellen alsof ze daadwerkelijk op het podium staan, et voilà. Een fysieke sessie is binnen een handomdraai een digitale sessie. Het klinkt te mooi om waar te zijn… En dat is het ook. “Online publiek heeft over het algemeen een kortere concentratiespanne en dus moet je deze groep op een geheel andere wijze benaderen”, legt Vunderink uit. “De content moet kort en crispy zijn, kortom makkelijk verteerbaar. En wil je dat het publiek na elke sessie terug blijft komen, dan moet je verrassen, bijvoorbeeld via verschillende settings (een roundtable zoals bij De Afspraak, een desk zoals bij De Ideale Wereld of het traditionele podiumgevoel). Een strakke storyline en een goede presentatie zijn belangrijker dan ooit.”
 
4. Digitale events worden het nieuwe normaal

Veel grote veranderingen die zijn ontstaan in de coronatijd – denk aan thuiswerken of contactloos betalen – zullen ook na de pandemie voortbestaan. Digitale events zijn geen uitzondering en zullen een deel van de fysieke bijeenkomsten definitief vervangen. Maar om nu te spreken van het nieuwe normaal, dat gaat volgens Vunderink een stap te ver. Het publiek hecht te veel waarde aan menselijk contact. “Exact Live is niet alleen ontstaan om kennis en inspiratie te delen tijdens de sessies, maar ook omwille van het contact tussen mensen uit de branche. Netwerken is minstens zo belangrijk. Voor veel ondernemers geeft een verandering van omgeving ook weer inspiratie. Virtuele events gaan zeker een vaste plek in de marketingmix innemen, maar wel samen met fysieke events. In feite een hybride vorm dus.”

Archief / BRANDS