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Quatre idées fausses sur les événements virtuels, par Petra Vunderink (Head of Marketing Communications, Exact)

Samedi 24 Octobre 2020

Quatre idées fausses sur les événements virtuels, par Petra Vunderink (Head of Marketing Communications, Exact)

L'année 2020 semblait être celle des annulations d’événement, mais elle a finalement été celle de la réorientation : des événements physiques aux événements en ligne. L'entreprise de logiciels Exact a également opté pour une version numérique d'Exact Live cette année. L'événement consacré aux logiciels d'entreprise pour le marché belge s'est déroulé de manière virtuelle du 29 septembre au 2 octobre. 
 
« Après huit ans d'expérience dans l'organisation d'Exact Live, nous avons dû complètement réinventer notre événement », explique Petra Vunderink, Head of Marketing Communications chez Exact. « Exact Live a évolué cette année, passant d'un événement auquel vous assistez physiquement à une série que vous ne voulez pas lâcher avant d’en connaitre la fin. »
 
Unique dans l'histoire d'Exact Live, mais avec succès. Le premier événement en ligne a attiré près de 1.000 visiteurs qui ont suivi en moyenne trois sessions sur 30. En conséquence, Exact Live Belgium a plus que dépassé les attentes : « Une participation sans précédent », confirme Petra Vunderink. « Nous sommes très heureux du passage en ligne et nous avons montré que l'innovation est vraiment dans notre ADN. »
 
Maintenant que la version belge en ligne d'Exact Live vient de sortir, la responsable marketing parle de sa propre expérience sur les quatre plus grandes fausses idées vécues lors de l'organisation de cet événement.
 
Un événement numérique ne coûte (presque) rien

Pour une raison quelconque, l'impression prévaut qu'un événement physique est plus cher que son équivalent numérique. Cela ne doit pas toujours être vrai. Ce qui est vrai, c'est que les budgets sont dépensés différemment. « Auparavant, une grande partie du budget était consacrée à la localisation et à la logistique, entre autres. Avec une version virtuelle, les coûts se déplacent vers une bonne plateforme d'événements et l'offre créative de contenus. Que vous organisiez des webinaires préenregistrés ou des sessions en ligne en direct, le contenu que vous fournissez doit avoir un aspect professionnel et attrayant. Un plateau en forme de studio, des caméras multiples, un son parfait et un bon réalisateur ne sont certainement pas un luxe superflu. »
 
Aller en ligne demande moins de préparation

Si votre organisation n'a pas besoin de mettre en place une grande salle ou un auditorium, il est facile de supposer que la préparation prend beaucoup moins de temps. En pratique, c’est faux. « Toutes les sessions et les webinaires doivent être enregistrés de manière professionnelle. Cela ne signifie peut-être pas une grande installation, mais plusieurs petits studios dans lesquels toutes les vidéos sont enregistrées selon un script serré, de sorte que le caractère professionnel de votre événement reste intact et que le contenu soit suffisamment intéressant à regarder. De plus, les orateurs doivent être mieux préparés, car la plupart répondent au public. Ce n'est pas si facile de présenter devant un écran. »
 
La forme des sessions ne change pratiquement rien dans la pratique

Mettez un orateur devant la caméra, donnez-lui son espace comme s'il était réellement sur scène, et vous y êtes. Une séance physique est une séance numérique n’ont pas la même approche pourtant. « Les audiences en ligne ont généralement une durée de concentration plus courte, il faut donc aborder ce groupe d'une manière complètement différente. Le contenu doit être court et croustillant, facile à digérer. Et si vous voulez que le public continue à revenir après chaque session, vous devez le surprendre, par exemple en lui proposant différents cadres (une table ronde comme dans The Appointment, un bureau comme dans The Ideal World ou le sentiment qu’ils assistent à un spectacle sur une scène). Un scénario bien façonné et une bonne présentation sont plus importants qu’auparavant. »
 
Les événements numériques deviennent la nouvelle norme

Nombre des changements majeurs qui se sont produits pendant la période du corrona - pensez au travail à domicile ou aux paiements sans contact - se poursuivront après la pandémie. Les événements numériques ne font pas exception et remplaceront certainement certaines de nos réunions physiques. « Mais de là à en faire une nouvelle normalité, cela va un pas trop loin. Le public attache de l’importance au contact humain. Exact Live a été créé non seulement pour partager les connaissances et l'inspiration pendant les sessions, mais aussi grâce au contact entre les personnes de l'industrie. Le networking est tout aussi important. Pour de nombreux entrepreneurs, un changement d'environnement est également une source d'inspiration. Les événements virtuels auront certainement une place fixe dans le marketing, mais en même temps que les événements physiques. Nous allons donc vers une forme hybride. » 

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